Lubelski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia

Informacje ogólne

Instrukcja określa szczegółowe warunki postępowania dotyczące zawarcia umowy na wydawanie refundowanego leku, środka spożywczego specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobu medycznego na receptę, zwaną dalej „umową na realizację recept”.

Umowa na realizację recept zawierana jest na wniosek zainteresowanego podmiotu prowadzącego aptekę/punkt apteczny, złożony do oddziału Funduszu, właściwego dla adresu prowadzenia apteki/punktu aptecznego.

Umowa na realizację recept jest zawierana dla każdej apteki/punktu aptecznego na podstawie odrębnie sporządzonego wniosku o zawarcie umowy na realizację recept, w formie elektronicznej,
a także papierowej – jeżeli dotyczy. Wzór wniosku oraz sposób jego przygotowania określone są
w Zarządzeniu nr 65/2023/DGL Prezesa NFZ  w sprawie warunków zawierania umów na realizację recept oraz w ogólnych warunkach umów.

Wniosek i dokumenty powinny być:

• kompletne,
• wypełnione zgodnie ze stanem faktycznym i prawnym na dzień jego sporządzenia,
• podpisane i zaparafowane przez osoby do tego uprawnione (dotyczy formy papierowej)
  w imieniu podmiotu – przez wnioskującego lub osobę uprawnioną do jego reprezentowania zgodnie z KRS/CEIDG lub udzielonym pełnomocnictwem (złożonym w Oddziale NFZ) oraz przez kierownika apteki.

W przypadku wniosku niepoprawnie sporządzonego lub niekompletnego oddział Funduszu wzywa pisemnie podmiot prowadzący aptekę/ punkt apteczny do wprowadzenia korekty lub usunięcia braków formalnych w wyznaczonym terminie.

Brak korekty lub nieusunięcie braków formalnych wniosku w wyznaczonym terminie spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia.

Dokumenty lub oświadczenia złożone w wyniku wezwania oddziału Funduszu do korekty lub usunięcia braków formalnych powinny zawierać oznaczenie „Korekta wniosku lub Usunięcie braków formalnych wniosku”.

Wnioskujący może wycofać złożony przez siebie wniosek. Oświadczenie takie powinno zawierać oznaczenie „ Oświadczenie o wycofaniu wniosku”.

Złożony wniosek jest weryfikowany pod względem poprawności i kompletności.
Umowę na realizację recept z podmiotem prowadzącym aptekę Fundusz zawiera niezwłocznie,
nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku.

Wniosek o zawarcie umowy na realizację recept wraz z załącznikami (dotyczy formy papierowej) należy złożyć do Lubelskiego OW NFZ lub do Delegatur Lubelskiego OW NFZ właściwych dla adresu prowadzenia apteki.

Adresy przyjmowania wniosków w formie papierowej:

• Lubelski OW NFZ, ul. Szkolna 16, 20-124 Lublin,
• Delegatura Lubelskiego OW NFZ w Białej Podlaskiej, ul. Warszawska 12c, 21-500 Biała Podlaska,
• Delegatura Lubelskiego OW NFZ w Chełmie, ul. Ceramiczna 1, 22-100 Chełm,
• Delegatura Lubelskiego OW NFZ w Zamościu, ul. Partyzantów 3, 22-400 Zamość.

Dokumenty składane do Oddziału NFZ lub Delegatury Oddziału NFZ

Wymagane dokumenty zostały określone w Zarządzeniu Nr 65/2023/DGL Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 12 kwietnia 2023 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie warunków zawierania umów na wydawanie refundowanych leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych na receptę:

1. wniosek w postaci elektronicznej wypełniony w Portalu NFZ (SZOI), który zawiera:
   1. dane identyfikacyjne podmiotu prowadzącego aptekę,
   2. dane identyfikacyjne apteki,
   3. aktualną ewidencję personelu;
2. wniosek w formie papierowej (wydruk), zgodny z jego postacią elektroniczną –
   w przypadku wniosku składanego w formie papierowej, podpisany i zaparafowany
   przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu wraz z załącznikami:
   1. oświadczenie o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych przez Fundusz i zobowiązania do zapoznania z nią osób wymienionych we wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 1 (PDF);
   2. wniosek w sprawie rachunku bankowego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 (PDF); szczegółową procedurę ustalania oraz zmiany numeru rachunku bankowego podmiotów prowadzących apteki określa Zarządzenie Nr 170/2021/BK Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 14.10.2021 r. zmieniające zarządzenie
      w sprawie procedury ustalania oraz zmiany numeru rachunku bankowego świadczeniodawców, podmiotów prowadzących apteki lub punkty apteczne oraz pozostałych kontrahentów;
   3. oświadczenie o spełnieniu wymagań do pełnienia funkcji kierownika apteki, którego wzór stanowi załącznik nr 3 (PDF) wraz z kopiami dokumentów uprawniających kierownika apteki do pełnienia tej funkcji:
      • kopia prawa wykonywania zawodu farmaceuty – w przypadku wymagań do pełnienia funkcji kierownika apteki;
      • kopia prawa wykonywania zawodu farmaceuty albo kopia dyplomu technika farmaceutycznego – w przypadku wymagań do pełnienia funkcji kierownika punktu aptecznego;
   4. kopia zezwolenia na prowadzenie apteki;
   5. w przypadku, gdy wnioskujący jest reprezentowany przez pełnomocnika - pełnomocnictwo upoważniające do działania w imieniu wnioskującego w zakresie obejmującym złożenie wniosku, udzielone przez wnioskującego.

Kopie dokumentów stanowiących załączniki do wniosku składanego w formie papierowej powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez wnioskującego lub osobę uprawnioną do jego reprezentowania (zezwolenie na prowadzenie apteki, prawo wykonywania zawodu farmaceuty, dyplom technika farmaceutycznego, dokument potwierdzający zmianę nazwiska).

Kopie dokumentów stanowiących załączniki do wniosku składanego w formie elektronicznej powinny być podpisane podpisem elektronicznym przez wnioskującego lub osobę uprawnioną do jego reprezentowania (zezwolenie na prowadzenie apteki, prawo wykonywania zawodu farmaceuty, dyplom technika farmaceutycznego, dokument potwierdzający zmianę nazwiska).

Oddział Funduszu może poprosić o przedstawienie oryginału dokumentu, w przypadku,
gdy kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej zgodności z oryginałem,
a oddział Funduszu nie może sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób.

W przypadku złożenia przez wnioskującego oryginalnych dokumentów oddział Funduszu zwraca je na wniosek wnioskującego, po dostarczeniu przez niego kopii tych dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem przez wnioskującego lub osobę uprawnioną do jego reprezentowania.

Procedura przygotowania i złożenia wniosku o zawarcie umowy na realizację recept

W celu złożenia wniosku o zawarcie umowy na realizację recept, podmiot prowadzący aptekę/punkt apteczny:

1. zapoznaje się z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 8 grudnia 2011 r. w sprawie ogólnych warunków umów na realizację recept oraz ramowego wzoru umowy na realizację recept oraz z Zarządzeniem Prezesa NFZ Nr 65/2023/DGL w sprawie warunków zawierania umów na realizację recept;
2. występuje z wnioskiem o rejestrację na Portalu System Zarządzania Obiegiem Informacji postępując zgodnie z instrukcją uzyskania dostępu do Portalu System Zarządzania Obiegiem Informacji.
   Konto w portalu jest niezbędne do wygenerowania wniosku o zawarcie umowy na realizację recept, dlatego zalecane jest wybranie możliwie najszybszej drogi dostarczenia wydrukowanego wniosku do Lubelskiego OW NFZ lub delegatur Lubelskiego OW NFZ.
   Regulamin korzystania z Portalu NFZ przez apteki i punkty apteczne – do zapoznania się
   i zaakceptowania podczas wypełniania formularza rejestracyjnego do Portalu;
3. po zalogowaniu do Portalu NFZ postępuje zgodnie z załączoną Instrukcją użytkownika systemu – System Zarządzania Obiegiem Informacji (SZOI) (PDF) przygotowania wniosku o zawarcie umowy na realizację recept, rejestruje w Portalu NFZ wymagane przez Fundusz dane identyfikacyjne.

Wniosek w formie elektronicznej

Wnioskujący o zawarcie umowy:

1. przygotowuje wniosek w formie elektronicznej na podstawie danych wprowadzonych do Portalu NFZ (SZOI);
2. przekazuje do oddziału Funduszu wniosek, załączniki do wniosku oraz kopie dokumentów podpisane elektronicznie przez Portal NFZ (SZOI):
   1. kserokopię zezwolenia na prowadzenie apteki/punktu aptecznego,
   2. kserokopię prawa wykonywania zawodu farmaceuty (w przypadku kierownika apteki)/ kserokopię dyplomu technika farmaceutycznego (w przypadku kierownika punktu aptecznego), a jeśli nazwisko na w/w dokumencie różni się od obecnego – kserokopię dokumentów potwierdzających taką zmianę;
3. usuwa braki formalne wniosku w przypadku pisemnego wezwania przez oddział Funduszu do korekty wniosku lub usunięcia braków formalnych wniosku.

Wniosek w formie papierowej

Wnioskujący o zawarcie umowy:

1. przygotowuje wniosek w formie elektronicznej i papierowej na podstawie danych wprowadzonych do Portalu NFZ;
2. przekazuje do oddziału Funduszu wniosek w formie elektronicznej przez Portal NFZ (SZOI);
3. przekazuje do oddziału Funduszu podpisany wniosek w formie papierowej wraz
   z załącznikami (zgodny z jego wersją elektroniczną);
4. wniosek w formie papierowej podpisuje wnioskujący lub osoba uprawniona do jego reprezentowania oraz parafuje i numeruje każdą stronę wniosku i jego wszystkie załączniki; poszczególne załączniki podpisuje w wyznaczonych miejscach wnioskujący lub osoba uprawniona do jego reprezentowania;
5. do wniosku papierowego dołącza (potwierdzone za zgodność z oryginałem przez wnioskującego lub osobę uprawnioną do jego reprezentowania):
   1. kserokopię zezwolenia na prowadzenie apteki/punktu aptecznego,
   2. kserokopię prawa wykonywania zawodu farmaceuty (w przypadku kierownika apteki)/ kserokopię dyplomu technika farmaceutycznego (w przypadku kierownika punktu aptecznego), a jeśli nazwisko na w/w dokumencie różni się od obecnego – kserokopię dokumentów potwierdzających taką zmianę;

6. składa wniosek z załącznikami w formie papierowej do Lubelskiego OW lub Delegatur Lubelskiego OW NFZ właściwych dla adresu prowadzenia apteki;
7. usuwa braki formalne wniosku w przypadku pisemnego wezwania przez oddział Funduszu do korekty wniosku lub usunięcia braków formalnych wniosku.

Po otrzymaniu wniosku o zawarcie umowy na realizację recept z załącznikami oddział Funduszu dokonuje oceny pod względem poprawności, kompletności i zasadności wniosku.

Podpisanie umowy

Umowa na realizację recept przekazywana jest do podpisu podmiotowi prowadzącemu aptekę/ punkt apteczny oraz kierownikowi apteki/ punktu aptecznego osobiście w oddziale lub delegaturze Funduszu właściwej dla adresu prowadzenia apteki, listownie lub za pośrednictwem Portalu NFZ (SZOI).

Prosimy o:

1. Czytelne podpisanie umowy w imieniu podmiotu –przez wnioskującego lub osobę uprawnioną do jego reprezentowania zgodnie z KRS/CEIDG lub udzielonym pełnomocnictwem (złożonym w Oddziale Funduszu) oraz przez kierownika apteki.
2. Zaparafowanie każdej strony umowy przez wszystkie uprawnione osoby.
3. Przekazanie do Lubelskiego OW NFZ lub do Delegatur Lubelskiego OW NFZ właściwych dla adresu prowadzenia apteki podpisanych 3 egzemplarzy umowy w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania (decyduje data nadania umów podpisanych przez aptekę).

Brak przekazania podpisanej umowy na realizację recept w określonym przez oddział Funduszu terminie spowoduje odrzucenie wniosku.
Po podpisaniu umowy przez Fundusz przekażemy Państwu pocztą 2 egzemplarze umowy
(dla podmiotu i kierownika apteki).